Time & Materials: las ventajas de un desarrollo flexible

El modelo de «Time & Materials» (Tiempo y Materiales) es una forma de estructurar contratos en proyectos de desarrollo de software y otros campos. En este modelo, los clientes pagan por el tiempo y los recursos materiales utilizados en el proyecto, en lugar de pagar un precio fijo por un entregable específico.

Comparado con el modelo de Precio Fijo, en el enfoque de Time & Materials, el presupuesto final se adapta según el tiempo empleado en el desarrollo. Este método resulta útil para proyectos en los que los requisitos iniciales no están completamente definidos, como es común en el desarrollo de software o aplicaciones que puedan requerir solucionar procesos imprevistos.

¿Qué implica un contrato Time & Materials?

La integración de metodologías ágiles en los procesos de desarrollo ha generado una gestión más flexible de proyectos, donde se estima el tiempo y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.

Este modelo difiere del precio fijo (Fix Price) en su enfoque. En lugar de pagar una suma inicial por el proyecto completo, se compensa al equipo de desarrollo de software según las horas requeridas para su finalización.

El contrato Time & Materials se estructura en dos elementos principales:

• Un valor fijo: representado por precio por hora. Generalmente, este valor permanece constante, a menos que se realicen ajustes según una regla definida por el transcurso del tiempo (ajustes anuales de IPC…) o un cambio en los perfiles requeridos.
• Un valor variable: las horas invertidas en el proceso de trabajo, que se reportan de manera recurrente al cliente.

Dado que la facturación está ligada a la cantidad de horas dedicadas y depende de la disponibilidad tanto del cliente como del proveedor, la comunicación entre ambas partes es esencial.

Por lo tanto, para llevar a cabo proyectos con este tipo de contratos, el diálogo y la transparencia con el cliente son fundamentales. Transmitir con precisión el tiempo requerido para cada tarea y los esfuerzos empleados es clave para el éxito del proyecto.

En el modelo “Time & Materials” la confianza y la trasparencia son elementos clave

¿Cuándo aplicar un contrato Time&Materiales?

Este modelo resulta muy beneficioso cuando no es factible estimar con precisión el coste total del proyecto o su duración. Por ello, en contratos Time & Materials no se establecen precios ni plazos rígidos.

Además, este esquema es especialmente adecuado para la creación de productos digitales que demandan creatividad y conocimientos técnicos especializados. Se alinea de manera óptima con la metodología ágil, ya que permite la modificación de funcionalidades y la participación de múltiples actores. Esto se debe a su flexibilidad para llevar a cabo las iteraciones necesarias en pos de mejorar continuamente el desarrollo.

Qué circunstancias particulares en las que el modelo Time & Materials es aplicable:

• Proyectos de largo plazo o de gran escala, donde la complejidad requiere una aproximación flexible.
• Cuando se anticipa que los requisitos o necesidades del proyecto podrían evolucionar con el tiempo.
• Para aquellos que desean tener un control exhaustivo sobre cada etapa del desarrollo del producto.
• En situaciones que demandan un enfoque de trabajo flexible y adaptable.
• Para trabajos que prefieren un método de pago más flexible y adaptable a las necesidades del proyecto.

Las ventajas de optar por el servicio de Time & Materials son:

1. Flexibilidad adaptativa: Este modelo permite ajustarse a posibles fluctuaciones que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto, lo cual es especialmente útil en proyectos de larga duración donde los requisitos pueden cambiar con el tiempo.

2. Obtención de productos finales mejorados: Bajo esta modalidad, es posible mejorar la especificación del proyecto durante el desarrollo, agregando nuevas funciones y características. Esto conduce a soluciones finales más competitivas y mayor satisfacción tanto para el cliente como para los usuarios finales.

3. Mayor flexibilidad operativa: Time & Materials posibilita realizar ajustes en las funcionalidades, modificar el equipo de desarrollo, realizar rediseños e incluso cambiar el enfoque del proyecto según sea necesario.

4. Inicio más rápido: Se puede comenzar el proceso con un conocimiento básico del proyecto, agregando características adicionales a medida que avanza el trabajo, lo que acelera el inicio del proyecto.

5. Control continuo: Este modelo proporciona un mayor control sobre todo el desarrollo del proyecto, permitiendo tomar decisiones a medida que evoluciona.

6. Mayor transparencia para el cliente: El cliente puede participar en revisiones periódicas después de cada entrega, lo que brinda una mayor visibilidad sobre el progreso del proyecto.

7. Mejora en los tiempos de entrega: Cabe destacar que este modelo puede mejorar los tiempos de entrega al evitar la presupuestación detallada y la gestión previa al inicio, lo que permite comenzar a trabajar más rápidamente en comparación con los contratos de precio fijo.

8. Mejor tarifa: En general las tarifas de los proveedores tecnológicos son mejores en este tipo de proyectos frente a los proyectos de alcance cerrado, ya que el riesgo de desviaciones se comparte con el cliente.

Aspectos clave para el éxito de un proyecto Time & Materials:

Los proyectos Time & Materials, desde el punto de vista del cliente, tienen el riesgo de que el coste final de la solución difiera del planteamiento inicial. Los proyectos de alcance cerrado tienen la percepción de que el coste está acotado, pero la realidad es que eso es cierto en la medida que el alcance está correctamente detallado y no hay cambios.

La causa más habitual de las desviaciones en los proyectos es el aumento del esfuerzo necesario debido a cambios en el alcance (nuevos procesos o funcionalidades) o rediseños que implican descartar trabajo ya realizado y volver a ejecutarlo.

Por tanto, en ambos casos, ya sea como contrato en abierto, o como cambio de especificaciones de alcance, en ambos tipos de proyectos es necesario lidiar con la gestión del cambio.

Las claves para ejecutar con éxito un proyecto Time & Materials son:

1. Estimación global de referencia: Aunque el proyecto sea en abierto, es importante tener una visión de alto nivel sobre su extensión total, para disponer de un marco comparativo controlar las posibles desviaciones, tanto a nivel de costes como plazos. Es fundamental tener una visión global y una estimación del grado de avance aproximado y las tareas pendientes. Aunque no exista un alcance detallado, y éste sea flexible, debe haber un marco global que permita saber un estado de situación.
2. Implicación del cliente: En este tipo de proyectos se requiere que el cliente esté involucrado, tanto para la priorización de actividades como para el control del proyecto. El alcance final depende en gran medida de la visión por parte del cliente de lo que es importante y de lo que es prescindible. Esta visión es lo que permitirá, con el apoyo del proveedor tecnológico en que el presupuesto se destine a las funcionalidades clave.
3. Comunicación directa y periódica. En la gestión de este tipo de proyecto es clave una comunicación periódica, de forma que cliente y proveedor estén siempre al tanto de las prioridades, avance de tareas… En base a nuestra experiencia en ASM funciona muy bien establecer 2 tipos de reuniones periódicas; una reunión semanal de carácter técnico y una reunión mensual de carácter ejecutivo, donde se analicen los datos clave del proyecto.

¿Proyectos Time & Materials en implantaciones de ERP y de MES-MOM?

Tradicionalmente, los proyectos de implantación de soluciones ERP y MES se han gestionado como proyectos de precio fijo y con una metodología en cascada, con fases claras de presupuestación, análisis de requisitos, diseño, desarrollo, configuración y puesta en marcha.

Algunos de los motivos por los que tradicionalmente un proyecto de implantación de ERP se hacía con esta metodología son:

• Un ERP suele tener una estructura modular y funcional, que permite definir el alcance del proyecto con más precisión y anticipación, basándose en los requisitos del cliente y las especificaciones del sistema.
• Un ERP tiene una mayor dependencia de otros sistemas o procesos externos, lo que requiere una integración y una coordinación más complejas, que pueden complicarse si se van haciendo cambios continuos durante el desarrollo.
• Un ERP implica una transformación más profunda y estratégica de la organización, que afecta a aspectos como la cultura, los procesos, la formación o el cambio de roles. Estos aspectos suelen requerir una planificación y una gestión más rigurosas, que se facilitan con una metodología de cascada que establece fases y entregables claros.
• Un ERP supone una inversión más elevada y un riesgo más alto para el cliente, que puede preferir una metodología de cascada que le aporte más seguridad y control sobre el proyecto, evitando desviaciones de tiempo, coste o calidad.

Sin embargo, en la actualidad, cada vez es más habitual que los proyectos de ERP se hagan con metodologías ágiles por las siguientes razones:

• Los procesos de una empresa no son fijos, y por tanto los requisitos cambian, y cada vez el ciclo de cambio es más corto. Por tanto, aunque se hag un análisis adecuado, existe el riesgo de que cuando se entregue la solución, la necesidad haya cambiado.
• Los productos en la nube se actualizan de manera frecuente, por lo que a veces incluyen durante la ejecución del proyecto, nuevas funcionalidades que son de utilidad.
• Una metodología ágil fomenta la colaboración y la comunicación entre el equipo de desarrollo, el cliente y los usuarios finales, lo que puede mejorar la satisfacción, el compromiso y la calidad del producto final.
• Una metodología ágil facilita la entrega de valor de forma incremental y frecuente, lo que puede reducir el riesgo de fracaso, aumentar el retorno de la inversión y permitir una retroalimentación temprana y continua.No es lo mismo definir en abstracto unos requisitos, que ver un primer borrador en la herramienta y sobre eso plantear cambios o ajustes.
• Una metodología ágil favorece priorizar lo importante frente a lo accesorio. El cliente puede ajustar el presupuesto a hacer lo más necesario y complementar la solución en el futuro.
• Una metodología ágil reduce la burocracia y la documentación innecesaria, lo que puede agilizar el proceso de desarrollo y ahorrar recursos.
• En proyectos pequeños y con funcionalidades estándar, reducir la fase de análisis de procesos, especialmente cuando son susceptibles de adaptarse para evitar desarrollos, supone un ahorro relevante.

En definitiva, a la hora de llevar a cabo el próximo proyecto ERP o MES-MOM, te recomendamos analizar las diferentes opciones de gestión del proyecto, ya que un enfoque Time&Materials puede ser una opción beneficiosa tanto a nivel de coste como de resultado final.