¿Qué son las 5S? Filosofía hacia la mejora continua y la productividad

las 5 eses toyota

En el mercado actual, el desarrollo continuo de las nuevas tecnologías y la globalización hace que aparezcan una generación tras otra de nuevos productos y que los clientes quieran que sus necesidades se satisfagan de la forma más rápida posible.

Esto provoca que la competencia cada vez se endurezca más dado que las empresas buscan fabricar productos más sofisticados con un menor coste. Por ello, deben abandonar viejos conceptos y costumbres y adoptar nuevos métodos más actuales que les permitan adaptarse al mercado.

Esta adaptación al mercado no tiene por qué pasar por grandes restructuraciones ni cambios drásticos dentro de la compañía, sino que el cambio necesario puede ser un cambio de mentalidad sobre aspectos cotidianos como la organización el orden o la limpieza. Una correcta gestión de estos aspectos por parte de la empresa puede permitir una mayor flexibilidad y garantizar la calidad del producto consiguiendo así adaptarse. La filosofía más extendida y utilizada a nivel empresarial para la gestión y estandarización de estas actividades es la de las 5S.

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La plataforma para la gestión y optimización de operaciones de producción.

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¿Qué es la filosofía 5S o 5 eses?

La filosofía 5S, englobada dentro del Lean Manufacturing, se inició y desarrolló en Japón, concretamente en la empresa Toyoda (la actual Toyota) en los años 60 de la mano de Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda y el ingeniero Taiichi Ohno con el fin de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma estandarizada y permanente para lograr una mayor eficiencia y un mejor entorno laboral. La denominación 5S, o 5 eses, procede de la primera letra de cada una de las 5 etapas del proceso en japonés:

  • Seiri (organización)
  • Seito (orden)
  • Seiso (limpieza)
  • Seiketsu (estandarización)
  • Shitsuke (disciplina)

En un primer momento se aplicó únicamente a la industria automovilística, pero en la actualidad tiene una gran difusión y es utilizado por empresas y organizaciones de diversa índole (empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, asociaciones…).

1ª S: Seiri. Organización

La organización significa retirar del puesto aquello que no se utilice o no sea necesario dejando estrictamente lo indispensable para realizar las actividades.

Cuando este paso se consigue realizar correctamente se mejora la comunicación entre los empleados, se incrementa la calidad, se mejora la productividad y sobre todo se disminuye la tendencia que hay en toda fábrica o empresa de guardar y almacenar cosas inútiles por si en un futuro se les puede llegar a dar uso.

Una herramienta útil a la hora de desarrollar esta etapa o pilar de las 5S son las tarjetas rojas. Esta herramienta consiste en elaborar unas tarjetas que se colocarán por las instalaciones de la empresa (en objetos, equipos, lugares de almacenamiento…) en las cuales se registrará el elemento en cuestión, porqué ha sido identificado (estropeado, fuera de lugar, no identificado…), la acción a seguir (eliminación, reubicación, identificación…) y la fecha de la colocación de la tarjeta y en la que se debe resolver la misma. Esto permite detectar y subsanar problemas dentro de la empresa a la vez que se cuantifica y se tiene constancia de las acciones llevadas a cabo referentes a la organización.

2ª S: Sieto. Orden

El orden consiste en ordenar los elementos necesarios de forma que sean fácilmente accesibles e identificarlos de forma que cualquiera pueda encontrarlos rápidamente.

Esta etapa de la filosofía es fundamental para reducir tiempos improductivos de búsquedas de elementos que reducen la productividad y para evitar el exceso de stocks a la vez que se aumenta la seguridad en las instalaciones.

A nivel industrial, el primer paso en lo referente al orden es seleccionar el emplazamiento más adecuado de los elementos utilizados en el día a día (herramientas, utillajes, etc.) teniendo en cuenta factores tales como almacenar juntos los elementos que se van a utilizar juntos y en el orden en el que se van a utilizar, ubicar lo más próximo posible al puesto los elementos que se utilicen con más frecuencia y lejos o fuera del mismo los que menos se utilicen y diseñar y habilitar lugares de almacenamiento que permitan realizar las labores de almacenamiento y utilización de los elementos de forma rápida y segura.

Una vez determinados los emplazamientos se debe proceder a la correcta identificación de dichos lugares, mediante indicadores (tarjetas, etiquetas, etc.), contornos de formas pintados, codificación de colores, líneas pintadas para delimitar puestos, áreas de almacenamiento o similares de forma que todos los empleados sepan que hay en cada lugar y en qué cantidad.

En las empresas administrativas y similares a la hora de elegir el emplazamiento adecuado de los elementos se debe prestar especial atención a la documentación, elementos de consulta y material de oficina almacenándolos de forma que se pueda acceder de forma fácil y sencilla a estos elementos y sobre todo colocando en los puestos los más utilizados y actualizados y lejos de los mismos los menos frecuentes y desfasados.

Cuando se haya realizado esto se debe proceder a la identificación de dichos lugares como se realizará en una empresa industrial, solo que en este caso la técnica utilizada es casi en exclusiva la de los identificadores, principalmente pegatinas o carteles.

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3ª S: Seiso. Limpieza

Esta etapa tiene dos puntos de vista dependiendo si se trata de una empresa de tipo industrial o administrativa.

En una fábrica la limpieza dentro del marco de las 5S hace referencia a eliminar toda suciedad tanto de los puestos como de las instalaciones en general.

Esto permite conseguir un entorno laboral limpio en el que los trabajadores se sientan más a gusto y aumentar la disponibilidad y seguridad.

Para llevar a cabo una limpieza estandariza y correcta en una empresa hay diversas herramientas entre las que destacan dos:

Gamas de limpieza autónomas: en estas gamas se muestran cómo se deben limpiar los equipos (suelen ponerse imágenes de los mismos), indicando que materiales se deben utilizar y como debe quedar cada elemento de la máquina, esto permite garantizar que la limpieza de los equipos se realiza de forma correcta y siempre de la misma manera ayudando de paso a un correcto mantenimiento.

Gamas de limpiezas de los puestos: estas gamas muestran cómo deben de quedar los puestos de trabajo, indicando la suciedad que puede generarse en cada puesto (virutas, grasa, polvo…) y cómo y con qué materiales se debe limpiar, asegurando así que los puestos están en un estado óptimo para realizar las actividades productivas.

Para que estas gamas sean útiles y cumplan su función se deberán crear sus correspondientes hojas de registro para tener constancia de que se están realizando las actividades descritas en ellas.

Por otra parte, a nivel administrativo, la limpieza hace referencia a programar y realizar limpiezas de las bases de datos y archivos con el fin de eliminar aquella información que ya no sea importante o necesaria para la empresa y disponer así solo de la información útil y necesaria.

Aunque son diferentes, la limpieza a nivel industrial y a nivel administrativo tienen un punto muy importante en común, el de la inspección. Al realizar la limpieza de los equipos y puestos se está realizando una inspección que puede permitir detectar fallos y problemas antes de que sean graves ahorrando dinero y tiempo a la empresa. De forma similar, al revisar y analizar los archivos y bases de datos se pueden detectar fallos e ineficiencias que de otra forma no se analizarían permitiendo a la empresa tomar las medidas oportunas para solucionarlos y poder crecer y mejorar.

4ª S: Seiketsu. Estandarización

 Este pilar consiste en garantizar que los otros 3 pilares se han implantado correctamente y persisten en el tiempo.

Para una correcta estandarización es necesario que todo el mundo sepa que actividades tiene que realizar referentes a la organización, orden y limpieza, para ello se puede utilizar la herramienta del cuadro de ciclo de trabajo 5S, en el que se recoge las actividades 5S y la frecuencia con la que se deben realizar.

También es necesario integrar las actividades 5S en el día a día, y no realizarlas solo en el momento en que se detecte algún problema y verificar el grado de mantenimiento de las 3 etapas anteriores. Esto último se puede realizar mediante una lista de chequeo de 5 puntos en la que valorar la organización, orden y limpieza de cada puesto o área y compararla con la de la lista anterior, y en caso de que algún nivel se desvié tomar las medidas correctivas oportunas para garantizar el correcto desarrollo de la filosofía 5S.

5ª S: Shitsuke. Disciplina

Por disciplina dentro del ámbito de las 5S se entiende crear el hábito de mantener los procedimientos descritos anteriormente, puesto que de nada sirven los estándares y procedimientos si estos no se cumplen. La importancia de la disciplina radica en que sin ella la implantación de los otros cuatro pilares se deteriora rápidamente haciendo que todo el trabajo realizado hasta la fecha no sirva para nada.

El papel más importante en este paso lo desempeña la dirección, puesto que son los encargados de educar a los empleados sobre los conceptos, herramientas y técnicas de las 5S, asignado tiempos para la realización de las actividades poniendo a su disposición los medios necesarios para realizarlas y promoviendo la continuidad de la realización de dichas actividades.

Los empleados también tienen un papel en la disciplina, puesto que tienen que continuar aprendiendo sobre las 5S ayudando a los demás compañeros a la realización y promoción de las actividades. También deben pedir a los altos mandos los recursos que crean necesarios para realizar estas labores y presentar sus ideas de mejora para la empresa. Los buzones de sugerencias, eslóganes 5S y posters 5S son buenas herramientas para llevar a cabo este paso puesto que muestran el compromiso y determinación por parte de la empresa de llevar a cabo estas actividades y permiten a los empleados tomar conciencia de ello y mostrar sus ideas para mejorar la realización de estas tareas.

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Nuevas tecnologías y la evolución hacia Lean 4.0

En la actualidad, las empresas están tendiendo hacia la introducción de las nuevas tecnologías en los entornos de producción, lo que se denomina Industria 4.0, con el fin de poder utilizar dichas tecnologías para poder crecer y seguir avanzando y es necesario buscar soluciones que permitan combinar el potencial de la filosofía Lean (5S, TPM, Kanban…) con estas herramientas digitales.

Con esa idea surge el Lean 4.0, una evolución de la filosofía, que consiste en la mejora continua basada en la filosofía del Sistema de Producción Toyota asistida con las tecnologías surgidas del movimiento Industria 4.0.

El desarrollo conjunto de herramientas como las plataformas de gestión de operaciones, que monitorizan, controlan los procesos y gestionan el flujo de datos de planta y el Lean Manufacturing permite potenciarlas y obtener el máximo rendimiento de ambas, combinando los principios de eliminación de desperdicio de la filosofía con la gestión en tiempo real que ofrecen las plataformas MES.

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