¿Cómo afrontar un proyecto de implantación de ERP?

Es habitual que en el proceso de búsqueda de una solución ERP nos aborden muchas dudas en relación al proceso de selección e implantación. Antes de empezar, es necesario saber, que un proyecto de ERP, tiene cierta envergadura y que dependiendo del tamaño de la empresa y de la cantidad y complejidad  de sus procesos, su desarrollo e implantación  puede variar en plazo y coste, desde proyectos sencillos que suelen durar unos meses hasta proyectos complejos con duraciones entorno a un año.

Es importante afrontar la implantación de un ERP como una inversión y no como un gasto. Sin embargo, a diferencia de la compra de maquinaria o  de instalaciones, un sistema de gestión cuenta con la particularidad de que no se puede “ver” ni “tocar”. Es por ello que para ciertas compañías es un desafío invertir en un intangible de estas características. Sabemos que es una compra difícil porque se trata de producto técnicamente complejo, y a la que el comprador generalmente nunca se ha enfrentado.

Por eso es normal que antes de tomar ninguna decisión quiera informarse al máximo, comparar soluciones, equipos de profesionales, estudiar casos de éxito de otras empresas de su sector, etc.  A continuación, compartimos algunos consejos a tener en cuenta en el proceso de decisión para lograr un proyecto eficiente, rentable y ágil.

DEFINICIÓN DE REQUISITOS GENERALES

  • Definición de necesidades: El ERP tiene como finalidad ser la pieza clave dentro del sistema de información de la empresa. Implica dotar a todas las áreas de la compañía de una gestión interactiva en todas sus acciones. El estudio de las necesidades y cuáles son las funcionalidades que su empresa necesita son la primera tarea a realizar. Realizar reuniones con los responsables de departamento y los equipos para conocer en detalle los procesos y actividades que necesitan mejoras será fundamental.
  • Presupuesto disponible y marco temporal: Es importante tener una idea de la inversión disponible para el proyecto . En el mercado existen ERPs muy diversos, al igual que sus precios, por lo que será necesario tener en mente una cifra realista con la que comenzar la búsqueda. Además, determinar un periodo realista de tiempo puede ser clave para pasar de un proceso cargado de obstáculos a un proceso fluido y encaminado al éxito. Desde nuestra experiencia hemos comprobado que para una empresa mediana el proceso desde el inicio de la búsqueda hasta la implantación suele requerir al menos un año, aunque dependerá de la magnitud de la empresa y del proyecto.
  • Definir un líder y equipo interno de proyecto: Según el tamaño de la empresa es probable que esta cuente con un departamento IT. En el caso de que exista, este suele ser el que se responsabiliza del proyecto, normalmente liderado por el director de IT. En empresas más pequeñas en las que no exista este departamento la responsabilidad suele recaer sobre el algunos de los responsables de finanzas u operaciones. De todos modos está decisión recaerá sobre la empresa, pero es vital seleccionar a un equipo que tenga capacidad y disponibilidad para la toma de decisiones de implantación del ERP.

ETAPA DE SELECCIÓN DE LA TECNOLOGÍA

  • Soluciones estándar vs Soluciones a medida: Entendemos por sistema ERP estándar todos aquellos software desarrollados por proveedores tecnológicos y que cuentan con una red de partners para su implantación (como por ejemplo Microsoft y la red de partners de la que forma parte ASM). Estas soluciones están compuestas por un producto funcional que entrega el proveedor tecnológico y sobre el que el partner puede realizar las personalizaciones necesarias para adaptarlo a las necesidades del cliente. Hablamos de sistema ERP a medida cuando una empresa decide crear una solución ERP propia desde cero, y la empresa actúa como desarrollador de producto e implantador.                                                     

Desde nuestra experiencia, y para la mayoría de las empresas aconsejamos apostar por un sistema de gestión estándar ya que le permite tener independencia del partner, y hay un proveedor tecnológico que garantiza la evolución de producto. Existen algunos sectores muy específicos, donde un ERP estándar es difícil de adaptar. En estos casos, las soluciones verticales a medida son una buena alternativa.

  • Tipo de instalación: Debe tener claro qué tipo de instalación desea adquirir. Existen dos tipos principales, On premises o SaaS (Cloud). En las soluciones On premises el cliente debe gestionar la infraestructura (Servidor, disponibilidad, copias de seguridad…) en la que se alojará la aplicación. Este tipo de instalaciones puede ser en el servidor físico de la empresa o en un servidor en la nube gestionado por la propia empresa.

En las soluciones SaaS (Cloud) el proveedor tecnológico se encarga de la gestión de la infraestructura (Servidor, disponibilidad, copias de seguridad…) y normalmente su coste se incluye en el licenciamiento del producto. 

Actualmente la tendencia es avanzar hacia soluciones Cloud, ya que las infraestructuras de los proveedores tecnológicos como Azure de Microsoft ofrecen un nivel de seguridad y disponibilidad generalmente superior a las soluciones On premises, y a un coste muy competitivo.

  • Capacidad de integración: La mejora de procesos es un camino en continua evolución. Es muy posible que tras realizar un proyecto de implantación de una solución ERP, opte por un CRM, una solución de Business Intelligence o quiera mejorar procesos muy concretos con soluciones específicas. Si apuesta por un gran fabricante, podrá construir un universo de soluciones totalmente integrado entre si, lo que le permitirá ser más eficiente, concentrando todos los procesos e información en un único escenario.
  • Nivel de implantación global, nacional y sectorial: Otro dato que también puede resultar relevante será el de comparar la popularidad de los ERP que tenemos en mente. Un ERP estándar tenderá a estar más extendido que una solución a medida de un pequeño fabricante. Datos como el número de implantaciones a nivel nacional, internacional y sobre todo, sectorial, pueden darnos una pista del nivel de agrado de los usuarios.
  • Cobertura funcional de necesidades: Cada ERP cuenta con una serie de puntos fuertes, la clave al seleccionar una alternativa u otra, es que esos puntos fuertes sean las funcionalidades más importantes para nuestra empresa.                                Si por ejemplo somos una empresa con procesos de fabricación, es clave que el sistema pueda gestionar las órdenes, disponer de listas de materiales, cálculo de costes de fabricación… En cambio, si somos un empresa centrada en el comercio online las funcionalidades clave serán la integración con el ecommerce, la gestión del almacén y la logística.

ETAPA DE SELECCIÓN DEL PARTNER

  • Experiencia y equipo: Datos como los años de experiencia como partner tecnológico, la formación del equipo o la trayectoria de la empresa pueden resultar relevantes de cara a optar por un partner u otro.
  • Referencias de clientes zona/sector: Será necesario informarse acerca de la experiencia de los posibles partners tecnológicos. No será tan importante la presencia geográfica como la experiencia del partner en nuestro sector, conocer para que clientes opera…
  • Presupuesto orientativo / Nivel de inversión: Existen diferentes formas de articular la propuesta económica de un proyecto, desde trabajar con un alcance cerrado basado en una serie de requisitos a proyectos en abierto gestionados a través de una bolsa de horas. Es fundamental tener claro el formato que mejor se adapta a nuestro tipo de proyecto, y las ventajas y riesgos de cada uno de ellos.

Los proyectos de alcance cerrado transmiten seguridad al considerar como fija la variable del precio, pero el alcance se verá limitado a los requisitos descritos, por lo que cambios o ampliaciones deberán gestionarse aparte.

Los proyectos en abierto o por bolsa de horas, permiten al cliente ir fijando las prioridades y son más flexibles a los cambios, pero el alcance se limita a las horas definidas.

ANÁLISIS DE REQUISITOS

  • Proyecto detallado de def. de requisitos: Una vez hayamos seleccionado el partner, llega uno de los momentos clave del proceso, la definicón de los requisitos. En esta etapa el consultor será una gran ayuda para esclarecer todas las necesidades de la organización. Se consensuará en detalle el alcance del proyecto, que estará incluído y que no y cualquier duda o preocupación que pueda surgir.
  • Involucración del personal: Pida su opinión y no la de por sentada. De esta forma pueden sentir que el sistema es de ellos, ellos aportaron su granito para configurar el sistema que va a hacer crecer a la empresa. Es primordial lograr un compromiso por parte de toda la empresa. Si no existe implicación por parte de los trabajadores, la implementación del nuevo ERP puede convertirse en un problema más que en una solución.

DESARROLLO E IMPLANTACIÓN

  • Plan de Proyecto: Planificar bien la implementación de un ERP es la base del éxito. En esta planificación se deberán incluir las fechas claves para cada uno de los pasos, delimitar los objetivos y comunicar a cada uno de los miembros del equipo todo lo relacionado a la implementación.
  • Comunicación interna y Gestión del cambio: Se debe ser claro y abierto con el personal en todo lo relacionado a la implementación del ERP, es decir, informarles desde el principio y poner al alcance de ellos la información necesaria para que les genere confianza y reducir así, la resistencia al cambio. En toda empresa la aplicación de nuevos recursos tecnológicos puede significar un tanto de resistencia, debido al desconocimiento y a la incertidumbre a la que se somete la plantilla, que teme que su puesto se vea amenazado. Para reducir este miedo se debe plantear claramente que la implementación de un ERP lejos de amenazarles, busca más efectividad en las operaciones básicas de cada uno de ellos, reduciendo los márgenes de error y por lo tanto incrementando la productividad en cada estación de trabajo.
  • Validación: Durante todo el proceso de desarrollo e implantación, el equipo seleccionado para la supervisión del proceso, se tendrá que responsabilizar de validar los pasos del partner tecnológico, para que así todo salga según lo acordado.
  • Importación de datos: En el caso de que ya disponga de un ERP y lo que desee sea cambiarlo, ha de tener en cuenta que, con la implantación del nuevo Software ERP se deberán traspasar datos maestros e información. Será necesario analizar qué información se quiere traspasar y la calidad de la misma, teniendo en cuenta que no se han de migrar históricos entre plataformas, para facilitar el proceso de migración, reduciendo su tiempo y coste.
  • Puesta en marcha: Una vez el proceso de implantación se haya concluído, llega el momento más esperado, la puesta en marcha. Miembros del equipo del partner seleccionado se encargarán de explicarles todo en detalle e incluso hay partners que ofrecen jornadas de formación, para que el nuevo comienzo, donde todo es desconocido, resulte más fácil para todo su equipo.

SOPORTE

  • Acceso a un servicio de soporte: Seguramente el partner por el que se decante también preste servicio de soporte. La principal función de este tipo de servicio será solventar posibles fallos técnicos que se puedan dar en el ERP así como la implantación de las mejoras que se deseen.
  • Flexibilidad e independencia: Si usted ha optado por un ERP estándar podrá disfrutar de plena flexibilidad e independencia para gestionar las mejoras y el soporte, ya que habrá muchos partners en el mercado que trabajen con el mismo ERP que usted ha elegido. Esto le proporcionará una tranquilidad adicional, ya que si el día de mañana por cualquier motivo desea cambiar su partner, no tendrá ningún problema para hacerlo.

En asm soft llevamos 35 años desarrollando proyectos de software en múltiples sectores. Somos expertos en la integración de sistemas de gestión empresarial (ERP) y sistemas de gestión de operaciones (MES). También tenemos una extensa experiencia en sistemas de gestión de laboratorio (LIMS)