El canal de denuncias es obligatorio para las empresas con 50 trabajadores o más. - ASM Soft

El canal de denuncias es obligatorio para las empresas con 50 trabajadores o más.

Desde el pasado 1 de Diciembre, todas las empresas con más de 50 empleados deben contar con un canal de denuncias anónimo. Esto tiene como objetivo que los empleados y personas vinculadas a las organizaciones puedan reportar fraudes o delitos de manera segura y sin temor a represalias. Esta obligación afecta a casi 25.000 empresas en España, que son las que tienen más de 50 profesionales en su plantilla, así como a administraciones públicas y entidades como partidos políticos y fundaciones.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es una plataforma que permite a los empleados de una empresa o institución informar de manera anónima y confidencial sobre posibles actividades ilegales o contrarias al código de conducta de la organización. La Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023, que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción, establece que todas las empresas con más de 50 trabajadores deben contar con un canal de denuncias a partir del 1 de diciembre de 2023.

¿Desde cuándo es obligatoria esta medida y para quiénes?

Como se menciona, desde el 1 de diciembre de 2023, todas las empresas con más de 50 empleados están obligadas a disponer de un canal de denuncias. Esta obligación también se extiende a las compañías de cualquier tamaño que operen en el mercado financiero, la seguridad del transporte o la protección del medio ambiente, así como a las empresas que facturen anualmente más de 10 millones de euros, las universidades públicas y los partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones, entre otros.

Por su parte, las administraciones, organismos, empresas con más de 249 trabajadores y demás entidades obligadas a contar con un sistema interno de información tuvieron un periodo de tres meses para implementar un canal de denuncias desde la entrada en vigor de la ley, el pasado 13 de marzo de 2023. Es decir, para estas entidades, el plazo de implantación de un canal de denuncias finalizó el 13 de junio de 2023.

Principales claves del canal de denuncias obligatorio para las empresas

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción. Esta ley, originada a partir de la directiva europea de 2019 conocida como la “directiva Whistleblowing”, tiene como finalidad proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten y comuniquen infracciones penales o administrativas graves o muy graves mediante los mecanismos regulados, según el Ministerio de Consumo. También busca fortalecer la cultura de la información.

Requisitos del canal de denuncias

Todo canal de denuncias debe cumplir con los siguientes requisitos fundamentales:

  • Accesibilidad: Debe ser un mecanismo claro, rápido de usar y fácilmente accesible para la plantilla.
  • Anonimato y confidencialidad: Asegurar el anonimato del informante y la confidencialidad de sus datos.
  • Responsable de gestión: Contar con una persona responsable de su gestión, que debe estar debidamente formada. Esta persona puede ser de la empresa o de una compañía externa.
  • Acuse de recibo: Enviar el acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
  • Respuesta a la denuncia: Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo o desde el vencimiento del plazo de siete días después de la denuncia. En casos de especial complejidad, este plazo puede extenderse hasta un máximo de tres meses adicionales.
  • Acceso externo: Permitir el acceso desde fuera de la red corporativa para que cualquier contraparte interesada pueda utilizar el canal.
  • Evitar represalias: Asegurar que no se tomarán medidas represivas contra el denunciante, como la suspensión del contrato de trabajo, el despido, la denegación de ascensos o formación, o la inclusión en listas negras.

Sanciones para las empresas que no adopten un canal de denuncias

No implantar un canal de denuncias o vulnerar las garantías y confidencialidad de los datos puede conllevar sanciones graves de hasta un millón de euros, y de hasta 100.000 euros en caso de sanciones leves. Para las personas físicas, las sanciones oscilan entre 1.001 y 300.000 euros. La Autoridad Independiente de Protección del Denunciante es el órgano competente para imponer estas sanciones administrativas.

¿Qué se podrá denunciar en el canal?

En el canal de denuncias se pueden reportar diversos asuntos, como revelación de información confidencial, estafas y fraudes, insolvencias punibles, daños informáticos, delitos contra la propiedad intelectual e industrial, el mercado y los consumidores, delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, delitos de construcción o urbanización ilegal, delitos contra el medio ambiente, tráfico de influencias, y delitos contra los derechos de los trabajadores.

¿A quiénes protege el canal de denuncias obligatorio?

El canal de denuncias protege a todas las personas que informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en la UE. Esto incluye a empleados vinculados por contrato a las empresas e instituciones, así como a personas ajenas a las mismas. La protección también se extiende a terceras personas relacionadas con el informante que puedan sufrir represalias, como sus familiares.

Procedimiento de gestión de las denuncias

Cada empresa debe contar con un sistema interno de información, acordado con la representación legal de los trabajadores, que garantice la confidencialidad del informante y la protección de sus datos. Si la empresa o institución tiene una página web, debe incluir una sección donde el canal de denuncias sea fácil de identificar. La gestión del sistema y del canal de denuncias puede ser interna o externa a cada entidad, siempre que se garanticen la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

Los canales de denuncia deben ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante. La denuncia puede formalizarse por escrito, a través de una plataforma online o de manera verbal. Una vez realizada la denuncia, el denunciante debe recibir un acuse de recibo en un plazo de 7 días.

Es obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento del estado de la denuncia. La respuesta debe ofrecerse en un período razonable, no superior a tres meses desde el acuse de recibo. En todo momento, el canal de denuncias debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y toda la información debe conservarse en un registro de informes durante el tiempo necesario.

¿Quiénes intervienen en el tratamiento de las denuncias?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) emitió un informe jurídico que establece que el órgano de administración o gobierno de cada empresa o institución será el responsable de implantar un sistema interno de información para canalizar las denuncias. Para ello, deberá acordarlo con los trabajadores. Este órgano de administración también será el responsable del tratamiento de los datos personales, conforme al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Además, el canal de denuncias puede ser gestionado por una empresa externa, como una consultora especializada o un despacho de abogados. Esta empresa deberá garantizar la total confidencialidad y protección de los datos y las comunicaciones.

Denuncias que no estarán protegidas

No se contemplan informaciones sobre reclamaciones referidas a conflictos interpersonales o a irregularidades que ya sean de conocimiento público. Tampoco serán relevantes para un canal de denuncias las informaciones basadas exclusivamente en rumores.

Cómo implantar un canal de denuncias en tu empresa

Para implantar un canal de denuncias en una empresa o institución, conviene seguir estos pasos:

Paso 1: Elige la forma de comunicar

Puede ser por correo electrónico, plataforma digital, teléfono o dirección postal, entre otros.

Paso 2: Nombra a la persona encargada

Puede ser una sola persona o un equipo. Las empresas pueden nombrar para este cargo a un directivo, que actuará con total independencia de otros órganos de dirección.

Paso 3: Elabora unas normas de uso

Es fundamental redactar un documento que explique cómo y para qué usar el canal de denuncias. Esto debe incluir qué se puede denunciar, cómo presentar la denuncia, los plazos de respuesta, la identidad de las personas que revisarán las denuncias y una descripción del proceso de investigación y resolución de los hechos.

Paso 4: Publicita el canal de denuncias

Es importante que todos los miembros de la empresa sepan que existe un canal de este tipo. Para ello, se pueden usar e-mails, reuniones o publicaciones en el portal del empleado.

El problema de las denuncias falsas

El objetivo de un canal de denuncias es permitir a los empleados informar de manera anónima y confidencial sobre posibles actividades ilegales o contrarias al código de conducta de la organización, como incumplimientos en medidas de seguridad y salud en el trabajo, blanqueo de capitales, corrupción, impago de impuestos o cotizaciones sociales, o situaciones de acoso sexual o laboral. Sin embargo, el problema surge cuando los empleados usan este canal para protegerse de un despido mediante una denuncia falsa. En estos casos, si la empresa detecta falsedad o mala intención, podrá aplicar las sanciones que establece el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo sectorial.

Aplicaciones de software para implantar el canal de denuncias obligatorio

Las empresas disponen de programas de software para implantar el canal de denuncias obligatorio y gestionar el flujo de información en el mismo. 

Estas soluciones ayudan a garantizar el cumplimiento de la ley y la confidencialidad de los denunciantes.

Nuestra propuesta es Factorial:  con Factorial podrás:

  • Podrás cumplir con la normativa Whistleblower de la UE.
  • Tus empleados podrán comunicarse anónimamente con la empresa.
  • Pese al anonimato, se permite una comunicación bidireccional donde el empleado estará al tanto del estado y respuesta a su comunicación.

Nosotros dimos un webinar sobre el canal de denuncias, te animamos a que lo veas,

Hablamos de temas tan interesantes como estos:

  • ¿En qué consiste el Canal de denuncias y la Ley que obliga a tener uno implementado?
  • Requisitos que tiene que tener el Canal de denuncias para cumplir con la normativa
  • Cómo usar el Canal de denuncias
  • También enseñamos una demo donde se ve de manera muy clara y fácil cómo hacerlo.

Si tienes cualquier duda puedes contactar con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.

Quizás te interese:

Aumenta la eficiencia operativa

Aumenta la eficiencia operativa Consigue una producción lo más eficiente y eficaz posible UNA PRODUCCIÓN MÁS EFICIENTE Y EFICAZ POSIBLE Cuando se trata de optimizar la producción, el valor y el impacto de la información

Leer Más >>

Webinar: Canal de denuncias

Webinar: Canal de denuncias El canal de denuncias donde los empleados pueden comunicarse anónimamente con la empresa. Webinar: Canal de denuncias Si te perdiste o simplemente quieres recordar el webinar junto a Factorial sobre el canal

Leer Más >>
Iniciar chat
Hola! Somos asm Soft- Contacta con nosotros directamente por Whatsapp para cualquier duda. ¡Estaremos encantados de ayudarte!