El canal de denuncias es obligatorio para las empresas con 50 trabajadores o más.

Principales claves del canal de denuncias obligatorio para las empresas

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la lucha contra la corrupción. Esta ley, originada a partir de la directiva europea de 2019 conocida como la “directiva Whistleblowing”, tiene como finalidad proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten y comuniquen infracciones penales o administrativas graves o muy graves mediante los mecanismos regulados, según el Ministerio de Consumo. También busca fortalecer la cultura de la información.

Requisitos del canal de denuncias

Todo canal de denuncias debe cumplir con los siguientes requisitos fundamentales:

• Accesibilidad: Debe ser un mecanismo claro, rápido de usar y fácilmente accesible para la plantilla.
• Anonimato y confidencialidad: Asegurar el anonimato del informante y la confidencialidad de sus datos.
• Responsable de gestión: Contar con una persona responsable de su gestión, que debe estar debidamente formada. Esta persona puede ser de la empresa o de una compañía externa.
• Acuse de recibo: Enviar el acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
• Respuesta a la denuncia: Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo o desde el vencimiento del plazo de siete días después de la denuncia. En casos de especial complejidad, este plazo puede extenderse hasta un máximo de tres meses adicionales.
• Acceso externo: Permitir el acceso desde fuera de la red corporativa para que cualquier contraparte interesada pueda utilizar el canal.
• Evitar represalias: Asegurar que no se tomarán medidas represivas contra el denunciante, como la suspensión del contrato de trabajo, el despido, la denegación de ascensos o formación, o la inclusión en listas negras.

Sanciones para las empresas que no adopten un canal de denuncias

No implantar un canal de denuncias o vulnerar las garantías y confidencialidad de los datos puede conllevar sanciones graves de hasta un millón de euros, y de hasta 100.000 euros en caso de sanciones leves. Para las personas físicas, las sanciones oscilan entre 1.001 y 300.000 euros. La Autoridad Independiente de Protección del Denunciante es el órgano competente para imponer estas sanciones administrativas.

¿Qué se podrá denunciar en el canal?

En el canal de denuncias se pueden reportar diversos asuntos, como revelación de información confidencial, estafas y fraudes, insolvencias punibles, daños informáticos, delitos contra la propiedad intelectual e industrial, el mercado y los consumidores, delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social, delitos de construcción o urbanización ilegal, delitos contra el medio ambiente, tráfico de influencias, y delitos contra los derechos de los trabajadores.

¿A quiénes protege el canal de denuncias obligatorio?

El canal de denuncias protege a todas las personas que informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en la UE. Esto incluye a empleados vinculados por contrato a las empresas e instituciones, así como a personas ajenas a las mismas. La protección también se extiende a terceras personas relacionadas con el informante que puedan sufrir represalias, como sus familiares.

Procedimiento de gestión de las denuncias

Cada empresa debe contar con un sistema interno de información, acordado con la representación legal de los trabajadores, que garantice la confidencialidad del informante y la protección de sus datos. Si la empresa o institución tiene una página web, debe incluir una sección donde el canal de denuncias sea fácil de identificar. La gestión del sistema y del canal de denuncias puede ser interna o externa a cada entidad, siempre que se garanticen la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

Los canales de denuncia deben ser plenamente confidenciales y nunca revelar la identidad del denunciante. La denuncia puede formalizarse por escrito, a través de una plataforma online o de manera verbal. Una vez realizada la denuncia, el denunciante debe recibir un acuse de recibo en un plazo de 7 días.

Es obligatorio asignar una persona de contacto para mantener la comunicación con el denunciante y realizar un seguimiento del estado de la denuncia. La respuesta debe ofrecerse en un período razonable, no superior a tres meses desde el acuse de recibo. En todo momento, el canal de denuncias debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y toda la información debe conservarse en un registro de informes durante el tiempo necesario.