Existen herramientas especialmente diseñadas para agilizar estos procesos. Un software de gestión de gastos digital permite automatizar tareas y tener un mayor control sobre la gestión de gastos, facilitando el trabajo de todos los empleados al justificar y conciliar sus gastos de manera más fácil y rápida. 

¿Por qué utilizar un software de gestión de gastos de empleado? 

Un gestor de gastos digital te ayuda a controlar la contabilidad de tu empresa. Esta aplicación sencilla se adapta a diversos tipos de negocios y su política de gestión de gastos específica. 

¿Cuáles son sus funcionalidades?

Son variadas, pero en este post, destacaremos algunas de las principales.

• Captura de gastos: Los empleados pueden capturar sus gastos con una simple foto para eliminar los recibos en papel y centralizar la información en una plataforma única.
• Subida de gastos digitales: También es posible adjuntar gastos recibidos de forma digital.
• Lectura automática: La imagen del recibo se convierte en texto mediante tecnología ICR, digitalizando la información necesaria (fecha, importe y proveedor) para evitar tener que ingresarla manualmente.
• Generación de informes: Se pueden generar informes por viajes y proyectos, además de recibir informes directamente del equipo y añadir los gastos a estos.
• Alertas automáticas: La plataforma se alinea con la política de gastos de tu empresa y verifica que cada gasto cumpla con los requisitos establecidos, como campos obligatorios e importes máximos. Si no es así, se emite una alerta.
• Flujos de aprobación: Ofrece flujos de aprobación de gastos a diferentes niveles para automatizar el proceso tanto como sea posible y hacerlo transparente.
• Integración con sistemas existentes: Puede integrarse con los sistemas ya utilizados en tu empresa, como ERPs.

Además del ahorro de tiempo y la facilidad que ofrece esta digitalización, otro aspecto que genera confianza en nuestra plataforma es su homologación por parte de la AEAT. Esto significa que el proceso de digitalización de los gastos está certificado por la Agencia Tributaria. Una vez que la imagen del gasto se sube a la plataforma, tiene plena validez legal y puedes deshacerte del recibo en papel. 

 Con esta herramienta, los empleados no tienen que preocuparse por perder los recibos y pueden olvidarse de las montañas de papeles, lo que libera a los responsables de contabilidad de una gran carga y mejora la dinámica de trabajo.