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Las empresas que se dedican a la gestión de proyectos necesitan tener un control sobre todos los aspectos que los componen para poder realizarlos de la forma más eficaz y eficiente posible. Hoy os mostraremos como realizar los proyectos de forma integrada en el ERP puede ayudar a este objetivo y reportar múltiples beneficios a la empresa.
Para las empresas que realizan proyectos a medida o bajo pedido, es casi tan importante el realizar un buen proyecto que satisfaga las necesidades de su cliente y le permita obtener beneficios como tener un control de todos los elementos del mismo.
Gestionar correctamente los presupuestos, los consumos de materiales y recursos, las ofertas y sus estados, entre otros, es crítico debido a que el control, ajuste y mejora en estos aspectos será lo que permita a la empresa seguir creciendo.
Para ello lo mejor es gestionar este tipo de proyectos en el ERP para tener todo centralizado y poder realizarlo de la mejor forma posible. A continuación os mostraremos algunos de los aspectos más importantes de un proyecto que se pueden gestionar con el ERP y las ventajas que ello supone.
Microsoft Dynamics Business Central
Microsoft Dynamics Business Central
Presupuestos
A la hora de presupuestar un proyecto, es importante tener en cuenta diversos factores:
- Costes: Un control sobre todos los costes del proyecto (materiales, maquinaria, mano de obra, desplazamientos, etc.) es vital para poder intentar ajustarlos al máximo y poder obtener el mayor beneficio posible.
- Disponibilidad: La disponibilidad de todos los elementos necesarios para poder realizar el proyecto en el plazo acordado es también un factor importante, por lo que deberemos saber siempre qué recursos tenemos disponibles.
- Precios de venta: Cuando se realiza un presupuesto se deben conocer todos los precios de venta de los elementos del proyecto, teniendo en cuenta factores como nocturnidad, horas extra, acabados especiales, etc. El precio final de un proyecto puede diferir del precio presupuestado por diversos motivos, pero uno de ellos no debe ser por haber dado un precio erróneo de alguna cosa, por lo que hay que tener un registro actualizado de toda esta información.
El módulo de proyectos de Business Central permite realizar el presupuesto del proyecto mediante las líneas de planificación del proyecto.
En ellas se introducirán los diferentes recursos presupuestados para la realización del proyecto, y al realizarse dentro del ERP ya se tomarán los costes y precios configurados en los recursos y productos, pudiendo tener varios para un mismo elemento si depende de características (ej. Mano de obra en función de si son horas extra o no) teniendo así un control de todos los aspectos financieros del proyecto.
Otra ventaja de realizarlo en el ERP es que se podrá consultar la disponibilidad de los recursos teniendo en cuenta compras, ventas, fabricaciones y proyectos ya en marcha o programados, por lo que se podrá realizar una planificación de los recursos que permita cumplir todos los proyectos.
Microsoft Dynamics Business Central
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Consumo de recursos
Al finalizar un proyecto siempre se suele revisar los costes finales del mismo, y en ocasiones sucede que alguno de los costes no coincide con el valor real, que no se contabilizaron las horas de algunas tareas para su posterior facturación o que se consumieron más materiales de los que se asignaron al proyecto porque hicieron falta pero no se registraron.
Esto provoca, entre otros problemas, desajustes de stock y errores a la hora de realizar la facturación de los proyectos, por lo que no se puede permitir que suceda.
Al realizar un proyecto en Business Central, todos los consumos de materiales, maquinaría, mano de obra, desplazamientos, etc. se registrarán mediante en el diario de proyectos mediante los denominados movimientos de proyecto, lo que permite que cada uno de ellos que registrado en la cantidades reales, asociados a la tareas en cuestión y con los costes y precios de venta configurados en el ERP, lo que garantiza un correcto registro e imputación de todos los recursos de los proyectos.
Microsoft Dynamics Business Central
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Plantillas
Dentro de una empresa, a la hora de realizar cualquier actividad, uno de los principales objetivos es realizarla en el menor tiempo posible, y los proyectos no son una excepción.
Para agilizar el proceso a la hora de crear nuevos proyectos, en Business Central tendremos la opción de crear plantillas de aquellos proyectos que más utilicemos mediante las funciones copiar líneas desde proyecto y copiar líneas a proyecto, lo que permitirá copiar la estructura (o solo una parte) de un proyecto y guardarla como plantilla para que luego cuando haya que realizar uno nuevo simplemente se tengan que asignar recursos o realizar pequeñas modificaciones a esa plantilla ya creada.
Esto es de gran utilidad si se realizan un gran número de proyectos similares o proyectos que se componen de un gran número de etapas o fases, reduciendo significativamente el tiempo de elaboración de los proyectos.
Informes
Cuando se realiza un proyecto, tanto mientras se está llevando a cabo como una vez finalizado, siempre se quiere tener información de cómo se está desarrollando, para conocer y tener constancia de cualquier posible incidencia, si se están produciendo desviaciones de lo presupuestado, cual ha sido el beneficio, etc.
Business Central dispone de diversas funcionalidades que nos permitirán saber toda la información relevante de los proyectos.
Mediante las estadísticas del proyecto podremos ver aspectos como los usos de recursos, los usos de productos, el beneficio bruto…
Otra funcionalidad importantes a la hora de analizar el proyecto son los informes, que recogen y muestran información importante, como por ejemplo el informe proyecto real vs. presupuesto, que permite ver cuánto nos hemos desviado de lo presupuestado inicialmente.
Control de ofertas
Las empresas que tienen un gran número de proyectos abiertos a la vez muchas veces tienen dificultades para tener un control de en qué etapa se encuentra cada uno de ellos y de las ofertas asociadas a ellos.
Al realizar la gestión de los proyectos de forma íntegra en el ERP podremos tener un control de todas las ofertas de los proyectos (sus estados, importes, probabilidades de éxito, etc.), lo que permitirá realizar una mejorar gestión de las ofertas al tener toda esa información y poder decidir con una base sólida, cuales priorizar, cuales cancelar, etc.
En conclusión, la realización de los proyectos dentro del ERP permitirá aprovechar al máximo toda la información configurada en el mismo sobre stocks, recursos, etc. para poder realizar los proyectos de forma más rápida, con una mejor gestión de los presupuestos y ofertas y un control de los recursos consumidos que permitirá realizarlos de la forma más eficiente posible.
