Con la evolución de Microsoft Navision a Microsoft Dynamics 365 Business Central, uno de los principales cambios se ha producido en el apartado de licenciamiento de la plataforma, abriendo un amplio abanico de posibilidades para los clientes. En el post de hoy os contaremos los diferentes tipos de licencias de la plataforma y sus principales características. 

Tipos de licencias Business Central 

Microsoft Dynamics 365 Business Central  tiene dos tipos de licencias: 

• Usuario Completo (Full User)

El Usuario Completo tiene acceso a toda la funcionalidad del ERP, pudiendo restringir el acceso mediante la reducción de permisos de cada usuario. Para adquirir el ERP es necesario contratar, al menos, un usuario completo. 

Como ejemplos típicos de usuarios completos de las empresas podemos encontrar al responsable financiero, de administración, de logística, de almacén, etc. 

Dentro de esta categoría se dispone de dos tipos de usuarios en función de las necesidades que necesite cubrir la empresa: 

• • Usuario Essential: Permite el acceso a Business Central Essentials, que por lo general es suficiente para cubrir las necesidades de la mayor parte de las empresas y cuyas funcionalidades se enumeran a continuación: 

• • • Gestión financiera. 
    • Gestión de oportunidades (CRM). 
    • Gestión de proyectos. 
    • Gestión de la cadena de suministro. 
    • Gestión de recursos humanos. 
    • Gestión del almacén.

• • Usuario Premium: Permite acceso a Business Central Premium, que además de las funcionalidades de Business Central Essentials incluye las siguientes funcionalidades: 

• • • Servicio asistencia técnica (SAT). 
    • Fabricación. 

 No es posible combinar usuarios Essential y Premium dentro de una misma empresa. 

• Usuario Limitado (Team Member) 

Una vez elegido el tipo de licencia para los usuarios completos, se pueden complementar el resto con licencias de funcionalidad limitada, mucho más económicas pero que tienen unas determinadas restricciones. 

Este tipo de usuarios limitados suelen utilizarse para determinados perfiles dentro de las empresas como pueden ser un telefonista o un comercial. 

A continuación, se detallan las principales características y restricciones de estos usuarios: 

• • El acceso es limitado, puesto que permite la lectura de cualquier tabla (pudiendo limitarse mediante permisos por usuario), pero sólo permite la escritura en 3 tablas. 
  • De esta restricción se excluyen las suficientes tablas como para poder crear y gestionar pedidos de venta, de compra y contactos. 
  • Estos usuarios no podrán realizar apuntes contables. 

Modelos de adquisición y despliegue de Business Central 

• Dynamics 365 Business Central On-premises 

En este modelo el alojamiento es el servidor del cliente, bien sea físico o en la nube (pública o privada). Se pueden adquirir de dos formas: 

• • On-premises perpetuo. Compra: Esta es la modalidad de licenciamiento que se utilizaba en versiones anteriores de Microsoft NAV (Navision) pero que está tendiendo a desaparecer por el cambio y evolución hacia los otros modos de licenciamiento. Permite aumentar el número de licencias (usuarios) pero no reducirlos. 
  • On-premises suscripción. Pago por uso: Esta nueva modalidad permite la adquisición de la licencia en pago por uso, sin necesidad de comprarlo en propiedad, pudiendo aumentar y disminuir el número de licencias en función de las necesidades. 

• Dynamics 365 Business Central Cloud (SaaS) 

En este modelo la adquisición se realiza en pago por uso e incluye el alojamiento en la nube de Microsoft (Azure), por lo que no requiere infraestructura de ningún tipo. 

Modelo de licenciamiento más conveniente 

La evolución tecnológica y la Industria 4.0 empuja inexorablemente hacia el entorno en la nube, por eso, y aunque depende de la necesidades y capacidades tecnológicas de cada cliente, nuestra recomendación es la modalidad Cloud (SaaS). 

Entre sus principales ventajas frente a las otras opciones destaca la importante reducción de la inversión inicial frente a la opción en perpetuo. También destaca la mayor flexibilidad a la hora de dar de alta y de baja licencias y sobre todo dos aspectos muy relevantes como son la inclusión de la infraestructura en la licencia, lo que supone un gran ahorro sobre todo para empresas pequeñas con pocos usuarios, y la integración completa y nativa dentro de la plataforma 365 de Microsoft con una gran cantidad de funcionalidades y posibilidades con todas las herramientas de la plataforma (Excel, Outlook, PowerApps, etc.). 

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