El cambio a la nube puede resultar algo nuevo y confuso para muchos y son muchas las dudas que esta revolución suscita, tanto si se plantea una migración desde su predecesor, Navision como si se quiere migrar desde otro ERP ¿dónde se almacenan mis datos? ¿es seguro? ¿Cómo lo integro con mis demás herramientas?, son algunas de las preocupaciones más comunes de los usuarios y te las resolvemos en este post.

¿Qué significa que tengo un ERP en la nube?

El ERP en la nube se trata nada más y nada menos que de una solución online, técnicamente hablando, nos referimos a esto como un sistema SaaS (Software as a Service). Esto significa que estamos contratando en la capa de servicio, a diferencia, por ejemplo, de si tuviéramos un despliegue de BC en una máquina virtual de Azure, que sería IaaS (Infraestructure as a Service) y desde el punto de vista del ERP, una instalación on premise.

Microsoft nos proporciona todo el servicio necesario de manera continua (seamless service) y eso incluye toda la infraestructura necesaria para que las cosas rueden sin que nos tengamos que encargar de las capas a bajo nivel.

Business Central on cloud funciona sobre Azure, y usa Azure SQL Database como la base de datos que almacena tus datos.

¿Existen copias de seguridad de mis datos?

Efectivamente, sí que las hay, y de manera habitual, muchas más que en un sistema ERP on premises donde el espacio de almacenamiento disponible es limitado. Microsoft se encarga por completo de las copias de seguridad y de la recuperación de desastres, todo dentro del precio de la suscripción mensual.

¿Qué copias de seguridad existen?

Como parte del servicio en la nube, Microsoft realiza dos tipos de copias de seguridad:

Por un lado, cada semana se crean copias de seguridad completas, a la vez se crean copias diferenciales cada 12-24 horas y, por último, copias de registro de transacciones cada 5-10 minutos. La frecuencia de las copias de transacciones depende del tamaño de la base de datos y la actividad que se tenga (a mayor actividad, mayor frecuencia). Las copias se guardan durante 28 días y durante este tiempo es posible recuperar un entorno de Business Central a un punto anterior con precisión de minutos. Esta recuperación se puede hacer desde el entorno de administración de Business Central, y por tanto esta tarea la puede abordar tu partner de referencia o tus administradores de IT.

Para casos puntuales en los que no se quiere recuperar un entorno, sino descargar los datos, existe la posibilidad de exportar una copia de la base de datos desde el centro de administración de Business Central. Esta base de datos exportada contiene sólo los datos de tu entorno (es decir, no tiene el código de las extensiones) y se crea en un recurso de almacenamiento de Azure, con el formato de copia de Azure SQL (BACPAC). Tenemos la posibilidad de exportar hasta 10 copias al mes. Esta opción es útil para situaciones tales como: pruebas de desarrollo que requieren datos reales, cargas iniciales de un data warehouse para no sobrecargar el endpoint de ODATA si hay muchas transacciones, o si decidimos darnos de baja de Business Central y necesitamos una copia de los datos para mantenerlo por obligación legal.

¿Cómo me garantizan la recuperación de desastres?

Microsoft tiene diversos recursos que despliega en caso de que algo vaya mal. Si se diera el caso de que una región geográfica de Azure se cae temporalmente, los datos de los clientes se preservarían usando copias automáticas redundantes geográficamente, de forma que tus datos vuelven a estar disponibles una vez la región de Azure vuelve a estar disponible.

Las réplicas se almacenan como RA-GRS storage blobs, es decir, se guardan tres instancias en una región primaria, y se replican a una región geográfica diferente al mismo tiempo, para proteger de caídas del servicio que puedan afectar el almacenamiento en la región primaria.

En casos extremos, como por ejemplo que se estime que la región esté offline más tiempo del umbral límite, Microsoft iniciaría el proceso de restaurar los datos de las copias geo-redundantes de los diversos entornos de Business Central a otra región próxima, aunque estos casos pasan muy raramente.

Por ejemplo, si tengo un entorno de Business Central en la localización española, mis réplicas primarias estarán ubicadas en el cluster de West Europe, que es el que nos corresponde por región de Azure. Además, tendré réplicas secundarias en un cluster próximo, por ejemplo, en Francia, que estarán alineadas operación a operación. De esta forma, si cae el cluster de West Europe por cualquier motivo, se puede redirigir mi servicio de BC al cluster de Francia, y seguir trabajando sin perder ninguna transacción.

¿Cómo puedo acceder directamente a mi base de datos?

Todo esto que hemos visto hasta ahora, implica que no podemos acceder directamente a la base de datos de Business Central en la capa del SQL Server, y que el acceso a los datos fuera de la interfaz de Business Central, si fuera necesario, se debería hacer siguiendo otra metodología (vía servicios web y similares). Por ejemplo, para escenarios de integración entre el ERP y el CRM, suponiendo que no encaje la integración nativa, podríamos realizarlo sin problemas con herramientas como Azure Data Factory y aprovechando las posibilidades de publicar APIs en Business Central. La misma metodología aplicaría para la creación de un Data Warehouse o similares.

En definitiva, es importante recordar que cuando estudiamos la posibilidad de una implantación de Business Central on cloud, la cuota de suscripción no es únicamente la licencia de uso de Business Central, sino que incluye muchas más cosas, entre ellas:

• Alojamiento en servidores
• Asignación automática de recursos a medida que mis necesidades crecen
• Copias de seguridad y recuperación de desastres
• Compliance y auditoría de datos
• Actualización automática de la aplicación base y de sistema de Business Central, mensual
• Soporte para resolución de incidencias y bugs de la aplicación estándar.

Business Central on Cloud reúne la productividad de Office 365, la conectividad de datos, la inteligencia de negocio de Microsoft Power Platform y la seguridad y disponibilidad geográfica de Microsoft Azure. La nueva filosofía de desarrollo en extensiones permite mantener siempre actualizado el ERP y unificar la gestión integral de tu empresa en una sola aplicación.