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Una de las tareas que más cuesta en algunos negocios es la de gestionar el inventario al día. Cuando existe una alta rotación de productos, cuando existen recursos insuficientes para gestionar el almacén, o cuando se usa un sistema de gestión que no está bien adaptado, los descuadres en el inventario son habituales, generando nuevas tareas de control que no añaden valor al cliente y que, por tanto, hay que evitar.
Llevar al día el inventario es un tema muy importante en la gestión estratégica de una PYME ya que de esta forma evitamos múltiples problemas que se traducen en pérdidas de dinero para su empresa. Es por esto por lo que vamos a enumerar los errores más comunes y como la digitalización de procesos nos puede ayudar a solventarlos. ¡Empezamos!
- Errores en los procesos
Es necesario un proceso de descarga y recepción adecuado, de modo que se minimicen los errores en el control administrativo. Sin embargo, incluso con un proceso bien establecido se pueden producir errores que descuadren el inventario como confusiones administrativas, por falta de rigor al anotar movimientos.
- Pérdida de mercancías
Generalmente, se trata de una colocación errónea de los productos. Es difícil perder ciertos productos por lo que, en la mayoría de ocasiones, es posible no encontrar la mercancía en su sitio, simplemente, porque están en otro. Esto se puede deber a: movimientos internos no controlados, errores en la operativa o falta de codificación o ausencia de un sistema de gestión de almacén.
- Accidentes
Cuando se producen averías o roturas, es necesario informarlas. En ocasiones, durante el manipulado de la mercancía, se pueden producir accidentes que por necesidad de entrega de material al cliente, no se tienen en cuenta y se inicia el proceso de nuevo con otra unidad sin anotar el movimiento.
Algunas buenas praxis para evitar el descuadre de inventarios incluyen las siguientes:
- Establezca diferencias a la hora de administrar los productos.
Los productos que conforman su inventario deben estar clasificados con el fin de tener una visión más amplia de todos los artículos. No todos ellos se venden por igual ni tienen la misma rotación, por lo que es necesario gestionarlos de forma diferente. Para conseguirlo se puede asignar a los productos una familia, una subfamilia, perfil, departamento, almacén, marca, sección o temporalidad. Definir estos atributos nos facilitará a la hora de sacar un inventario o un informe de ventas filtrado por cualquiera de estos atributos y así poder obtener una mayor información.
- Logre un sistema de control eficiente de almacén e inventarios.
El almacén ha de ser un área de su empresa en la cual hay que llevar un control y monitoreo constante ya que los errores generados aquí repercuten en un gasto o pérdida para la empresa. Es por eso que es esencial un control eficiente de los procesos y los indicadores. Un control del inventario es un aspecto fundamental para el correcto funcionamiento de la PYME, debido a que su manejo puede facilitar a robos, mermas o desperdicios, lo que puede dar lugar a un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto a los beneficios de su empresa. Es importante tener una buena organización del almacén en cuanto a productos y personal, asegurarte por otra parte de contar con una infraestructura adaptada ya que esto facilitará una gestión más controlada y eficiente pudiendo detectar de una manera más rápida las necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.
- Digitalice el control de stock.
Llevar el control de inventario en hojas de cálculo o en folios, no es nada recomendable, ya que es una tarea complicada de gestionar y no nos podemos permitir trabajar con información desactualizada. Es necesario que el manejo de datos sea lo más eficiente posible para evitar así gastos innecesarios. Además, el posible error humano se elimina con la automatización de procesos que permite registrar en tiempo real el trasiego que siguen materias primas, mercancías y productos terminados sin intervención humana o casi sin ella. Disponer de buenos sistemas de captura de datos en planta facilita la gestión del inventario porque elimina las tareas manuales de registro de datos y su posterior alta picando datos a mano en el sistema. Es mucho mejor usar sistemas de RFID, lectura de códigos de barras o QR
La mejor solución para conseguir una gestión eficiente del inventario es disponer de un módulo de gestión de inventario de almacén en su ERP.
