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La detección y tratamiento de las no conformidades es esencial para el correcto funcionamiento de una empresa e involucra a todos los niveles jerárquicos de la misma.
Utilizar una correcta metodología para identificarlas, analizar sus causas y posteriormente solucionarlas es clave para el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y aprovechar las oportunidades de mejora.
Una no conformidad se origina con un incumplimiento de los requisitos, es decir, algo que no se ha hecho según lo previsto o que ha tenido un resultado inadecuado. Este requisito puede ser de algún estándar interno de gestión, como por ejemplo la ISO 9001, o un requisito interno, como por ejemplo un proceso, procedimiento o instrucción de trabajo.
Respuesta ante una no conformidad
La respuesta adecuada de una organización ante una no conformidad comprende diferentes etapas:
Detección
La detección es el comienzo de todo proceso de gestión de una no Conformidad. Una vez detectada, habrá que documentarla correctamente por la persona que la ha detectado. El registro de la no conformidad debe ser lo más completo posible, se ha de tener en cuenta que en ocasiones serán estudiadas por otras personas por lo que se debe detallar lo mejor posible para que se cuente con toda la información necesaria (ej. Identificar producto o servicio afectado, lote, requisito incumplido, persona que origina el problema, persona que lo detecta, fecha, fotografías, …).
Análisis efecto incidencia
La investigación o análisis del efecto que ha provocado dicha irregularidad. El objetivo es poder actuar de forma correcta, con una acción reparadora para solucionarlo cuanto antes. Las acciones reparadoras suelen ser inmediatas, aunque siempre van sujetas a un plazo y por supuesto a un responsable concreto.
Análisis de la causa
Al igual que con el efecto, también se deberán de comprobar las causas que han provocado la no Conformidad. Para llevar a cabo este análisis existen innumerables métodos.
Acciones correctivas
Llevar a cabo acciones correctivas para actuar sobre las causas que han originado la no Conformidad. Como probablemente serán varias, se pueden emprender varias acciones correctivas para la misma no Conformidad, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto.
Acciones preventivas
Implantación de acciones preventivas, para establecer acciones de mejora sobre las causas que no han tenido una relación directa con la no conformidad.
Seguimiento de las acciones emprendidas
Tanto de las acciones correctivas como preventivas.
Cierre incidencia
Finalmente habrá que verificar la eficacia y cierre: determinando la eficacia de cada una de las acciones llevadas a cabo, obteniendo el resultado esperado. Cuando la acción ha sido eficaz, se procede a su cierre, indicando que ha sido eficaz. Si no ha sido eficaz también se deberá indicar.
Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, se traducirán en un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras.
Es posible concluir entonces, que el tratamiento de las no conformidades debería tomarse como un proceso de aprendizaje de los errores cometidos, a fin de no repetirlos.
