Asistente COPILOT: Cómo utilizar el chat con un asistente de IA en Business Central

En este artículo, exploraremos cómo interactuar con Copilot, un asistente de inteligencia artificial dentro de Business Central para obtener respuestas sobre datos empresariales, recibir ayuda con tareas y otros temas relacionados.

¿Qué es el asistente de IA en Business Central?

El asistente de IA es una herramienta diseñada para mejorar la productividad, fomentar la creatividad y automatizar tareas repetitivas. Al interactuar con él a través del chat, puedes realizar preguntas y acceder a información clave de tu negocio usando un lenguaje natural.

Funcionalidades principales:

·       Consultar datos empresariales:
Podrás utilizar el chat para buscar y abrir registros relacionados con procesos comerciales, como clientes, proveedores, pedidos de ventas y productos. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Cómo lanzo un pedido de venta?» veremos más adelante ejemplos.

·       Organización y análisis de datos:
El asistente puede ayudar a organizar la información. Puede agrupar registros o realizar cálculos como sumas y promedios, generando automáticamente una pestaña de análisis con los resultados.

·      Asistencia en tareas y procesos:
Si necesitas ayuda con un procedimiento, puedes preguntar cosas como «Explícame las dimensiones» o «¿Cómo registro un pedido de venta?».
Es muy fácil e intuitivo ya que el asistente proporcionará instrucciones paso a paso.

·      Explicación de campos y términos:
Al seleccionar la opción de «preguntar» en una herramienta de ayuda contextual, el chat se abre con información detallada sobre el campo seleccionado. Además, enlaza a artículos relevantes para facilitar la verificación de la información.

Beneficios de usar el chat con IA

El asistente agiliza tu trabajo al reducir la necesidad de manual de navegación y consultas en la documentación. Puede acceder a información clave de manera más rápida y eficiente.

Requisitos previos

• Un administrador debe activar la función de chat con IA en la configuración de Business Central.
• También es necesario habilitar las capacidades de IA en la plataforma.

¿Cómo iniciar el chat con IA?

Haz clic en el icono Copilot en la esquina superior derecha de la pantalla. 

Se abrirá el panel del asistente, permitiéndote comenzar a interactuar y realizar consultas sobre tu negocio, como se muestra en la imagen.

Realiza una pregunta:

En el campo de entrada ubicado en la parte inferior, escribe tu pregunta en buscar y luego haz clic en el botón de envío o presiona «Enter» para obtener una respuesta.

Tu mensaje puede ser una pregunta, una instrucción o una declaración.

El asistente de IA no solo responde preguntas, sino que también ofrece explicaciones detalladas y orientación paso a paso para ayudar a comprender mejor los conceptos y procesos en Business Central. Más adelante te explicamos cómo puedes aprovechar estas funciones con varios ejemplos:

Cuando interactúas con el asistente de IA en Business Central, realizar una solicitud clara y bien estructurada es fundamental para obtener respuestas precisas y útiles. Aquí te proporcionamos algunos ejemplos: ¿Cómo puede ayudarte Copilot? ¿Qué puede hacer Copilot en esta página? Cómo utiliza Copilot mis datos? ¿Copilot siempre es preciso?

Aquí te mostramos una captura del ejemplo: ¿Qué puede hacer Copilot en esta página?

En este caso Copilot nos contesta que puede analizar la lista. ¿interesante verdad?

Ahora le pediremos a Copilot que nos muestre pedidos superiores a 2.000€

Así nos muestra los pedidos superiores a los 2.000€, si lo deseas también podrás agregarle más detalles al análisis.

Ahora le pediremos a Copilot que nos muestren nuestros últimos registros: mostrar los últimos registros de ASM y como se muestra en la captura nos muestra los últimos registros.

En este otro ejemplo le pediremos a Copilot que nos ayude a entender dimersiones, en lo que Copilot nos contesta que las dimensiones son valores que categorizan las entradas para que puedas rastrearlas y analizarlas en documentos, como ordenes de venta.

Por ejemplo, las dimensiones pueden indicar el proyecto o departamento del que que proviene una entrada. En lugar de crear cuentas de libro mayor separadas para cada departamento y proyecto, puedes usar dimensiones como base para el análisis, lo que significa el plan de cuentas.

Uso de dimensiones:

·       En un documento, como en una orden de venta, puedes agregar información de dimensiones tanto
para una línea de documento individual como para el documento en si.

·       También puedes establecer dimensiones predeterminadas para cuentas o tipos de cuentas, de modo que las dimensiones y los valores de dimensiones se completen automáticamente.

      Análisis por dimensiones, las dimensiones juegan un papel importante en la inteligencia empresarial como al definir vistas de análisis. Puedes usar dimensiones en entradas en diarios, documentos y presupuestos. Un análisis por dimensiones utiliza una combinación seleccionada de dimensiones, que se almacena y actualiza creando una tarjeta de vista de análisis.

Ejemplos de indicaciones:

·       Mensaje: Encuentra el artículo con la descripción ‘ATHENS Desk’
En este ejemplo, se dan instrucciones claras a Copilot para localizar un único registro, con detalles específicos como el campo «Descripción» y la necesidad de utilizar mayúsculas y comillas.

·       Mensaje: Dame la última factura para ASM
Este ejemplo pide a Copilot que localice un registro, pero de manera menos precisa, lo que podría dar lugar a una respuesta menos exacta. Copilot podría interpretar que se refiere a una factura de venta asociada con ASM, en lugar de una factura de compra.

·       Mensaje: Muéstrame las facturas del cliente ASM de hace unas tres semanas.

En este ejemplo, le pide a Copilot que resuelva un acertijo de fechas común que normalmente requiere que abra un calendario como referencia o que utilice filtros de rango de fechas avanzados. Por lo general, Copilot puede comprender expresiones y términos comerciales comunes.

·       Mensaje: ¿Cómo guardo mis filtros para más tarde?
En este ejemplo, se le pide a Copilot ayuda para realizar una tarea en Business Central, a pesar de que la pregunta contiene errores gramaticales y ortográficos. Copilot generalmente puede entender la intención y ofrecer orientación adecuada.

Solicitud de agregación de datos en las pestañas de análisis:

Si solicitas el uso de frases relacionadas con la agregación de datos, el chat crea una pestaña de análisis
que puede abrir desde un vincular y responde dentro del panel de Copilot.

Para generar este tipo de respuesta, utilice palabras y frases comunes relacionadas con la agregación y
el análisis de datos, como «grupo», «suma», «promedio», «máximo» y «menor», en diferentes variaciones.

Revisa las respuestas y proporciona comentarios sobre las respuestas:

Las respuestas aparecerán en el panel del asistente y pueden incluir texto, enlaces a páginas dentro de Business Central o artículos útiles de referencia.

Para brindarte una mejor experiencia, el chat podría pedirte más detalles sobre tu consulta y ofrecerte opciones para seleccionar. En algunos casos, también sugerirá mensajes relacionados para continuar la
conversación.

Puedes valorar las respuestas que recibes de Copilot utilizando el botón «Me gusta» (pulgar hacia arriba) para una buena calificación o el botón «No me gusta» (pulgar hacia abajo) para una calificación baja. Al seleccionar «No me gusta», tendrás la opción de elegir un motivo, como inexactitud, irrelevancia u otro. Esta información puede ayudar a mejorar las sugerencias.

Refina la respuesta

Si necesitas más precisión en la información recibida, puedes hacer otra pregunta para ajustar la respuesta.

El chat mantiene el contexto de la conversación, por lo que no es necesario repetir los detalles clave de la pregunta original.

Consejos para hacer mejores preguntas y así obtener respuestas más precisas

Para mejorar la calidad de las respuestas del asistente de IA, sigue estas recomendaciones:

• Formula preguntas claras y específicas.
• Se breve y directo, evitando frases demasiado largas o preguntas
  múltiples en una sola consulta.
• Haz una pregunta a la vez para facilitar las respuestas más precisas.
• Utiliza un lenguaje natural, escribiendo de manera clara y conversacional.
• Incluye palabras claves y términos específicos utilizados en Business Central, ya sea en la aplicación o en la documentación.
• Si la respuesta no es suficiente, haz preguntas de seguimiento o reformule su consulta.
• Si cambia de tema, borre la sesión de chat antes de comenzar una nueva conversación para obtener respuestas más relevantes.