AsmBodegas: ERP para bodegas basado en Microsoft Dynamics Business Central

asmBodegas es un software basado en Microsoft Dynamics 365 Business Central con el Add-On VinoTEC. Se trata de una aplicación flexible, diseñada específicamente para el sector bodeguero y de embotellado de bebidas en general. En el post de hoy os mostraremos sus principales módulos y las necesidades que cubren.

A la hora de realizar la gestión empresarial, las bodegas tienen necesidades y casuísticas que pueden ser comunes a otros tipos de empresas o sectores (compras y ventas, productos, almacenes…) pero también tienen otra serie de particularidades muy concretas de su sector que tienen que  poder controlar, parametrizar y gestionar para poder realizar sus actividades de la forma más eficaz y eficiente posible.

Por ello, necesitan una solución que englobe tanto esos aspectos comunes como esas particularidades de la mejor forma posible, y ahí es donde entraría asmBodegas.

asmBodegas es un programa pensado por y para bodegas que, integrado en el ERP de Microsoft, permitirá a la empresa a trabajar de forma ordenada, reducir tiempos y esfuerzo y optimizar los recursos disponibles, lo que se traduce en un aumento de la productividad de la empresa en sus diferentes departamentos. Además, gracias a sus funcionalidades de análisis facilita la toma de decisiones estratégicas que afectan al negocio.

A continuación se muestran los principales módulos diseñados especialmente para  el sector:

Gestión de propiedades de la bodega: campos, fincas y parcelas

La aplicación permite llevar un control exhaustivo de las propiedades de las parcelas; de la evolución de viñedo (recogida de datos con dispositivos y partes de observaciones); de los trabajos realizados en el campo por los agricultores (partes de trabajo) y de los productos consumidos.

El módulo de campos, fincas y parcelas permite:

  • Gestionar y controlar toda la explotación, que puede agrupar varios proyectos vitícolas o parcelas. Es posible extrapolar las observaciones realizadas sobre un proyecto vitícola o parcela (conocida como parcela piloto) al resto de las parcelas de la explotación.
  • Conocer el detalle de cada una de las parcelas mediante un sistema de fichas de parcelas que permite configuran y gestionar de forma flexible y ordenada todos los datos importantes de los viñedos: nombre, dirección, código postal, población y provincia; fecha de plantación de la viña; nº de la cartilla de la empresa donde está registrada la finca; nº agricultor, etc., así como un histórico de las evoluciones de las plantaciones.

  • Registrar, a través de los partes de cultivo, todos losconsumos de recursos y productos imputables a los viñedos que son propiedad de la bodega, lo que supondrá el primer paso para la obtención de unos costes de cosecha correctos.

  • Poder gestionar y registrar las observaciones realizadas sobre las parcelas o proyectos vitícolas mediante los partes de observaciones. Son documentos informativos en los que se reflejan las observaciones realizadas sobre las parcelas o proyectos vitícolas permitiendo registrar los principales parámetros observables tales como los estados fenológicos, los meteorológicos y las plagas.

Gestión de la vendimia

Este módulo permite incorporar de forma automática a los procesos de gestión los datos recogidos a través de básculas electrónicas y analizadores garantizando así que en el momento de la entrega el agricultor y la bodega conocen cuáles han sido los parámetros obtenidos (cantidad, grado, estado sanitario, etc.), pudiendo generar los tickets de entrega y trabajando con cartillas de viticultores y precios individualizados para cada viticultor.

asmBodegas permite la definición de penalizaciones e incentivos para las entregas. Con ello es posible potenciar la calidad en las entregas de uva (vendimia seleccionada) y llevar control sobre las producciones máximas permitidas, aspecto clave para aquellas denominaciones cuyos Consejos Reguladores exigen este tipo de control.

Este módulo también incluye la facturación a los agricultores, la obtención del listado de declaración de cosecha, anexos oficiales, y atiende las solicitudes de los agricultores para los ajustes en el proceso de facturación (traspasos de la facturación entre agricultores).

Los conceptos clave del módulo:

  • Ficha del agricultor: formulario diseñado para dar de alta a los agricultores con los que la bodega mantiene relación.

  • Ticket de vendimia. Funcionalidad desarrollada para agilizar las entregas de uva durante la temporada de vendimia y recoger información referente a consejos reguladores, agricultores, y analíticas de calidad realizadas a la uva.
  • Reparto de vendimia. Proceso que permite hacer todo tipo de repartos entre los agricultores que realizaron las entregas y los que finalmente acabarán facturando.
  • Facturación de la vendimia. Automatización del proceso de generación de facturas a los agricultores partiendo de las entregas de uva efectuadas, las relaciones familiares o contractuales, y los traspasos que se hayan definido entre ellos.
  • Vendimia seleccionada: Control de cajas, palets y otros recipientes entregados a los agricultores para la realización de la vendimia. Proceso de selección y categorización de la uva entregada por los agricultores.
  • Rendimientos. Control durante el periodo de vendimia de las cantidades entregadas por cada uno de los agricultores y gestión de las cartillas de viticultor que disponen cada uno de ellos. Avisos en caso de que la producción máxima sea superada.

Gestión de la elaboración de vino en bodega

Este módulo se centra en las funcionalidades de la elaboración del vino en bodega.

Su funcionamiento gira en torno a los partes de bodega, que juegan un papel fundamental para imputar costes directos a la producción de cada uno de los graneles; para la gestión de la trazabilidad de cada lote de producto y para el registro de las analíticas enológicas (grado, PH, índice de color, acidez, etc.).

El módulo posibilita el seguimiento de la ficha técnica de producto asociada a cada una de las partidas de vino y la gestión de depósitos, naves de barricas, botelleros u otro tipo de almacén que se tenga configurado en la bodega.

También se dispone de la posibilidad de generar los documentos de acompañamiento (EMCS) y resúmenes semanales/mensuales.

Las funcionalidades clave del módulo son:

  • Partes de trabajo de bodega: registro de todos los trabajos realizados en la bodega (coupages, tratamientos, trasiegas, etc.,), manteniendo el coste de los productos obtenidos de la elaboración, garantizando la trazabilidad mediante el uso de lotes y pudiendo disponer de las estadísticas del proceso.

  • Laboratorio. La generación de estadísticas basadas en los análisis relacionados con productos, lotes, depósitos, proveedores, parcelas… es una actividad primordial para el control de la elaboración de vinos.
  • Gestión individualizada de barricas y depósitos visualizada en 3D, lo cual permite la visualización de las existencias de forma rápida e intuitiva.
  • Gestión de los distintos tipos de ubicaciones que se pueden encontrar en una bodega (depósitos, naves de barricas o almacenes), consiguiendo un control más preciso de las existencias de la bodega y del estado en el que se encuentra cada uno de los productos.

Módulo de embotellado

Con el módulo de embotellado se realizan las operaciones de embotellado y etiquetado. Contempla la definición de los escandallos de cada uno de los productos que intervienen en el proceso de producción (botella, corcho, granel, etiqueta, contra, cápsula, etc.), los cuales se pueden configurar con productos y recursos (coste/hora línea de embotellado, personal, etc.).

La funcionalidad de asmBodegas permite definir para cada producto cuál va a ser el sistema de reposición (compra u orden de producción), política de fabricación (contra pedido o contra stock) y sistema de planificación (política de reaprovisionamiento, ciclo de reaprovisionamiento, punto de pedido, stock de seguridad, stock máximo y mínimo, etc.).

Se podrán generar órdenes de embotellado referentes tanto a vino vestido como a botellero, y quedará automatizado el descuento de las materias primas y auxiliares. En la operativa se dan de baja las materias primas utilizadas durante el proceso de embotellado y se da entrada a los productos resultantes, regulando al mismo tiempo el stock de cada uno de los componentes. El usuario puede intervenir en todo momento en el proceso seleccionando materias sustitutivas o realizando ajustes en las cantidades consumidas.

Adicionalmente, cuenta con capacidades de previsión y planificación de la producción (reposición) a través de la gestión de la demanda de compras. Permite calcular una planificación de cambio neto o una planificación regenerativa utilizando los métodos de cálculo de demanda MPS (permite conocer en base a los pedidos de venta y los pronósticos de demanda qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos deben tenerse terminados) y MRP (sistema de planificación de la producción y de gestión de stock que responde a las preguntas qué, cuánto y cuándo fabricar y/o aprovisionar).

Trazabilidad

Este módulo se gestiona en torno a los árboles de trazabilidad diseñados para cada una de las partidas sobre las que se decida llevar control de trazabilidad (graneles, corchos, botellas, producto enológico, etc.). Bastará un simple clic de ratón para exigir que en el manejo de un determinado producto sea siempre necesario incorporar un número de lote que identifique la partida utilizada. La gestión de trazabilidad permite llevar un control de la trazabilidad hacia adelante, de la trazabilidad hacia atrás, y de la trazabilidad de los costes asociados al proceso productivo y comercial.

La ficha técnica de trazabilidad permite conocer la información resumida originada con la trazabilidad del producto y lote indicado atendiendo a sus orígenes (variedades, agricultores, parcelas), crianza (depósitos, tipos de barrica, origen, añada, etc.) y a los trabajos realizados en los procesos de elaboración.

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