FEDER
En un entorno comercial cada vez más exigente, las empresas necesitan más velocidad, menos errores y mayor automatización en sus ventas. Con el agente de pedidos de ventas de Microsoft Dynamics 365 Business Central, el Sales Order Agent, ese salto es posible: convierte correos de clientes en presupuestos o pedidos completos, con supervisión humana y trazabilidad total.
Y nosotros, ASM somos el partner que te acompaña a implementarlo y sacarle todo el partido.
¿Qué problema resuelve?
Imagina este escenario: un cliente te envía un correo solicitando varios artículos. Tu equipo comercial lo revisa, identifica la empresa, busca cada referencia, comprueba stock, genera el presupuesto, lo envía, espera confirmación, luego crea el pedido y lo confirma al cliente. Es un flujo largo, manual, propenso a errores.
El Agente de ventas automatiza buena parte del proceso: lee el correo, identifica al cliente, busca los artículos, comprueba disponibilidad, genera la oferta (en PDF) y prepara la respuesta al cliente. Si falta información (por ejemplo, unidad de medida, dirección de envío, condiciones) el agente puede incluso iniciar un intercambio por correo para aclararlo. Una vez el cliente confirma, convierte la oferta en pedido. Y todo con revisión humana antes de enviar, para asegurar control y calidad.
¿Cómo activarlo?
En cuanto crear documentos de venta (esto permite crear ofertas de venta y hacer pedidos a partir de ofertas en respuesta a las solicitudes entrantes) también podrás crear ofertas para consultas de ventas y ver si quieres que el agente solicite una revisión cuando se crea y actualiza una oferta.
Si lo deseas podrás crear pedidos a partir de oferta (esto significa que el agente convierte las ofertas aceptadas en pedidos) y selecciona si deseas revisar pedidos cuando se crean y actualizan.
¿Cómo funciona el proceso?
- Se monitoriza un buzón de correo (Outlook) que la empresa ha designado para estas solicitudes.
- El agente analiza el contenido del correo (cliente, productos, cantidades, fechas requeridas).
- Verifica la disponibilidad de los artículos solicitados y propone las líneas para la oferta.
- Si faltan datos o hay dudas, envía un correo al cliente para solicitar aclaraciones.
- Genera una oferta en PDF y prepara el correo de respuesta para que tú lo revises antes de enviarlo.
- Cuando el cliente confirma, el agente convierte la oferta en pedido de venta y envía la confirmación al cliente.
Panel de Tareas y Supervisión del Agente
Primero tendremos que crear una tarea, buscaremos en el icono lupa 🔍 y pondremos en el buscador tareas finalmente haremos clic debajo de ir a páginas y tareas > tareas:
Filtra por equipo administración, equipo de canvas, grupo de marketing…
Podrás colaborar con el agente de pedidos de ventas para revisar y convertir ofertas en pedidos mediante la pestaña Tareas del panel Copilot.
Para acceder a esta vista, seleccione el icono del agente de pedidos de ventas en la esquina superior derecha del menú de navegación. Un círculo rojo con un número en el icono indica las tareas que requieren atención.
Sugerencia: Desplaza el cursor sobre el icono del agente de pedidos de ventas o seleccione Mostrar resumen para ese icono en la pestaña Tareas para obtener una visión general de los indicadores clave de rendimiento (KPI) del agente en la organización. Por ejemplo: número de ofertas creadas por el agente, pedidos convertidos, tiempo ahorrado.
Revisar y ayudar
Aunque el agente realiza la mayor parte del trabajo de forma autónoma, solicita la intervención del usuario cuando es necesario para varios pasos del proceso, tales como:
indica las tareas que requieren atención.
- Revisar y confirmar los correos electrónicos entrantes de los clientes.
- Revisar y confirmar las ofertas y pedidos de venta si un administrador configuró el agente para hacerlo.
- Revisar los correos electrónicos salientes generados por el agente.
- Proporcionar asistencia al agente cuando sea necesario para desbloquearlo, por ejemplo, aportando datos que faltan.
Los pasos que requieren intervención necesitan atención en la pestaña Tareas. Para revisar un paso:
- En la pestaña Tareas, seleccione el paso que solicita revisión o asistencia.
- Se abre la línea de tiempo de la tarea, centrada en el paso seleccionado; la línea de tiempo muestra cada paso en orden cronológico.
- Seleccione Revisar para ese paso.
- La pestaña cambia al modo Revisar y se abre la ventana de “Mensaje de agente de tarea” para ver el contenido del correo, la oferta o el pedido.
- Revise el contenido y realice los cambios necesarios. (No se pueden editar correos electrónicos entrantes del cliente.)
- Cuando esté satisfecho con el contenido y quiera que el proceso continúe, seleccione Confirmar en el panel de revisión. Si desea hacerse cargo de la tarea usted mismo, seleccione Detener para detener el procesamiento de esa tarea por parte del agente.
Modificar ofertas y pedidos de venta
Es posible que tenga que modificar las ofertas de venta o los pedidos creados por el agente durante un paso de revisión o cuando el agente solicita asistencia. Cuando seleccione Revisar, la oferta o pedido se abrirá para su inspección; realice los cambios necesarios y luego seleccione Confirmar en el panel de revisión. El agente procesa el documento de nuevo, generando un PDF para el correo de respuesta al cliente.
También existe la opción de modificar una oferta o pedido durante la revisión de un correo saliente. En ese caso, seleccione … (Más opciones) > Descartar paso. Esta acción detiene la tarea temporalmente para permitir abrir el documento, realizar los cambios y continuar el paso.
Nota: El paso Descartar solo está disponible en los pasos de revisión de correos salientes.
Una vez realizados los cambios, vuelva a la pestaña Tareas, seleccione una de las opciones para reanudar la tarea y luego Enviar:
- He actualizado la oferta o He actualizado el pedido: si se hicieron cambios, el agente genera un nuevo PDF + correo para el cliente.
- Simplemente reanudar: si no se hicieron cambios, el agente mantiene el correo original sin generar uno nuevo.
Si decide hacer más modificaciones al revisar el mensaje saliente, puede usar Descartar paso, actualizar el documento, e indicar al agente que cree un nuevo correo con el adjunto actualizado.
Beneficios clave para tu empresa
- Respuestas más ágiles al cliente, lo que mejora su experiencia y tu imagen.
- Disminución significativa de tareas manuales repetitivas y de errores humanos.
- Permite que tu equipo comercial se centre en vender, no en procesar pedidos.
- Escalabilidad: puedes atender más solicitudes sin necesidad de ampliar plantilla.
- Trazabilidad total del proceso: se ve quién hizo qué, cuándo, cómo y por qué.
Con ASM como partner, te ayudamos no solo a activar la funcionalidad, sino a adaptarla a tu flujo, entrenar al equipo y medir los resultados.
Estado actual y cuándo implementarlo
La funcionalidad está ya en versión preview lista para producción. Funciona, pero algunos comportamientos pueden variar según idioma o región. En ASM podemos ayudarte a realizar una prueba controlada y medir su impacto antes de pasar a producción total.
Buenas prácticas para una implementación exitosa
- Asegúrate de que tu catálogo de artículos esté bien mantenido: referencias, descripciones, variantes, atributos claros. Esto mejora muchísimo la precisión del agente.
- Mantén habilitada la revisión humana: tanto de ofertas como de correos salientes, para asegurar calidad y control.
- Usa un buzón exclusivo para este agente, evitando interferencias con otros procesos automáticos.
- Realiza pruebas reales con diferentes escenarios: correos de clientes, incluso adjuntos si los hay, para ver cómo reacciona el sistema.
- Mide resultados: número de ofertas/pedidos gestionados por el agente, tiempo ahorrado, errores evitados. Estos indicadores son clave para justificar la inversión.
Limitaciones que conviene conocer
- Aunque está muy avanzada, sigue siendo una funcionalidad en fase de prelanzamiento, por lo que algunos comportamientos pueden cambiar.
- Depende mucho del idioma y la región: en ciertos idiomas o países puede no estar al 100 %.
- El agente no crea nuevos clientes, artículos o contactos: los datos deben existir previamente en el sistema.
- No trabaja con todos los tipos de líneas de documento (por ejemplo: recursos, cargos especiales o activos fijos). También puede haber límite en el número de líneas procesadas para asegurar calidad.
- La calidad de los datos de inventario y catalogación impacta directamente en su efectividad: referencias poco claras o abreviadas pueden reducir el resultado.
- Si el correo del cliente es muy ambiguo o utiliza pronombres (“lo”, “los”) sin especificar claramente cantidades/artículos, la fiabilidad puede disminuir.
Conociendo estas condiciones, podemos planificar contigo cómo minimizar los riesgos y asegurar un buen resultado.
¿Quieres implementarlo con ASM?
Si tu objetivo es automatizar el ciclo de ventas, reducir errores, mejorar tiempos de respuesta y ofrecer a tus clientes un servicio más ágil sin perder control —este agente es para ti.
Con ASM te proponemos este camino:
- Configuramos el buzón y el agente en tu entorno Business Central.
- Adaptamos el flujo a tu empresa (artículos, cliente, aprobaciones).
- Entrenamos al equipo comercial y operativo con el nuevo proceso.
- Realizamos la demo con tus datos, medimos los primeros resultados (tiempo, errores evitados).
- Definimos cuándo pasar de piloto a producción, con monitorización continua.
Y con ASM eres cliente, no competencia: nosotros implementamos, acompañamos, formamos y vamos contigo.
Quizás te interese:
Webinar: descubre cómo Netronic VJS puede impulsar tu negocio.
Webinar: Visual Jobs Scheduler (VJS) Descubre como Netronic VJS puede impulsar tu negocio. Webinar: descubre cómo Netronic VJS puede impulsar tu negocio. Si te lo perdiste o simplemente quieres revisarlo, aquí tienes el webinar junto
Webinar: Cumple la normativa de control de horario
Webinar: Cumple la normativa de control de horario Descubre como cumplir la normativa de control horario de forma digital Webinar: cumple la normativa de control de horario Si te lo perdiste o simplemente quieres revisarlo,
TrakSYS IQ: impulsa la transformación en la fabricación con la IA
TrakSYS IQ: impulsa la transformación en la fabricación con la IA Optimiza procesos, reduce ineficiencias y prepara tu planta para el futuro digital. TrakSYS IQ: impulsa la transformación en la fabricación con la IA Optimiza
